ЧАСТЬ 1
Линки-якори на статьи вырезаны, копипаст отсюда:
Что такое планирование. Виды планирования. Приоритизация
Процесс планирования
Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимый для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Планирование является неотъемлемой частью тайм-менеджмента (управления временем) и, при умелом применении, многократно повышают его эффективность.
В самой простой и официальной интерпретации планирование характеризуется следующими этапами:
Планирование, как уже замечалось, применимо абсолютно к любой сфере жизнедеятельности, но, в зависимости от этого, оно может иметь свои особенности, что, в свою очередь, выражается в различных по его форме и содержанию видах.
Виды планирования различаются:
По обязательности
По степени охвата
Приоритизацией называется процесс расстановки приоритетов – показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными. Важной приоритизация является по той причине, что среди большого количества разных нюансов и особенностей, имеются, как те, что имеют наименьшую значимость и оказывают минимальное воздействие на процесс достижения цели, так и те, которые играют в этом процессе главенствующую роль. Умение расставлять приоритеты можно назвать ещё одним показателем эффективности и действенности любого процесса планирования, т.к. акцент на самых значимых пунктах плана зачастую является решающим в вопросе, будет достигнута цель или нет.
Как видно, планирование как процесс характеризуется немалым количеством различных нюансов. Любой из видов может применяться обособленно, а может и в комплексе с другими. Главное при выборе – это учитывать все особенности вашей деятельности. Но, сколько бы видов планирования не существовало, сколько бы мы их не рассматривали, сколько бы примеров не приводили, всё это не будет иметь никакой ценности, если мы не будем понимать – зачем вообще нам нужно что-либо планировать, какие в этом есть преимущества, как это поможет нам в жизни? Именно на эти вопросы мы и постараемся дать ответы в следующем разделе.
Для чего нужно планирование?
Учитывая то, что наши тренинги посвящены методам повышения личной продуктивности, здесь и дальше в уроке мы будем рассматривать планирование применительно к деятельности именно человека, а не организаций, фирм, предприятий и т.д.
Планирование является тем фактором, который во многом определяет не только то, добьётся ли человек того, чего хочет, но и то, чего он добьётся вообще. Дело в том, что сам процесс планирования оказывает не какой-то единичный и узконаправленный эффект, а влияет комплексно, воздействуя на многие личностные показатели человека, направленность его действий и образ жизни в целом. Ниже мы перечислим лишь несколько положительных моментов планирования и преимущества, которые оно даёт.
Конкретизация цели
Как только человек начинает заниматься планированием своей деятельности, активизируется его мышление, задействуется творческий потенциал, повышается мозговая активность. Можно чего-то хотеть и «как бы» себе это представлять, при этом думая, что точно знаешь, чего хочешь. Но как только вы садитесь за составление плана и начинаете его тщательно продумывать, ваша цель из абстрактной начинает трансформироваться в конкретную. Постепенно вы начинаете представлять её в деталях, учитывать её особенности, как-то варьировать. Есть одна поговорка, в которой говорится о том, что корабль, не знающий, куда он направляется, никогда не достигнет пункта назначения. Так и человек – если он не знает, чего конкретно хочет, никогда этого и не добьётся. Планирование даёт возможность понять и осознать, чего ты хочешь на самом деле и обрести конкретную цель.
Чёткий план действий
Даже зная о том, чего мы хотим, мы можем никогда этого не достичь, если не будем знать, что нам для этого необходимо. Наши цели могут быть мега-глобальными, благими и замечательными, но они так и останутся просто картинкой того, чем мы хотим обладать и что сделать. Такое положение вещей исправляется при помощи планирования. Во-первых, оно позволяет определить конкретные шаги, которые необходимо совершить для того, чтобы достигнуть нужного результата. Во-вторых, оно помогает определить необходимые для этого ресурсы и их источники. В-третьих, оно даёт возможность поставить временные рамки. Таким образом, составив точный план, вы будете знать, что вам нужно сделать, чтобы его реализовать, кого или что для этого привлечь, и, самое главное, когда вы хотите это сделать. Планирование значительно ускоряет процесс достижения цели, т.к. представляет собой практическое руководство к действию.
Действие, а не мысли о действии
Пока у нас нет плана по реализации того, чего мы хотим, мы находимся в постоянном раздумывании на эту тему. Мы думаем о том, как мы сильно этого желаем, как хорошо было бы, если бы у нас это было, размышляем на тему того, как сейчас этого не хватает, быть может, даже представляем себя в процессе действия. Но есть одно НО – кроме размышлений мы ничего больше не делаем. А это указывает на то, что, скорее всего, на этом всё и закончится. Важно понять, что, приступая к планированию, вы уже делаете первый и самый большой шаг на пути к реализации задуманного. Одно только это уже существенно продвигает вас вперёд. А затем начинается цепная реакция: после составления плана вы начинаете выполнять конкретные действия, за первым пунктом идёт второй, за вторым – третий и т.д. Если вы сумеете привить себе привычку планировать даже самые маленькие дела, вы сразу заметите, как ваши желания начнут становиться реальностью. Здесь можно применить ещё одну поговорку: «Под лежачий камень вода не течёт». Сдвиньтесь с мёртвой точки - начните действовать. Планирование создаёт энергетический потенциал, необходимый для достижения цели.
Возможность маневрирования
Не зная конкретно, что необходимо делать, чтобы достичь поставленных результатов, мы не можем ни определить, ни скоординировать свои действия. Мы можем в общих чертах, примерно представлять себе, что нам нужно делать, но действуя без плана, мы рискуем прийти в тупик или даже ещё дальше отдалиться от цели. Когда же вы имеете план и начинаете действовать, вы можете, так сказать, в режиме онлайн управлять всем процессом: не получается так, попробуйте по-другому, не подходит одно, подумайте, чем можно это заменить. Наличие чёткого плана позволит вам совершать манёвры на своём пути, варьировать различные методы и способы. В итоге у вас будет комплексный план, который будет учитывать всевозможные нюансы и варианты развития событий. Умение планировать – это умение быть гибким и готовым к любым ситуациям.
Высокая вероятность успеха
И, пожалуй, самое важное преимущество планирования – это, пусть и не стопроцентная гарантия, но всё же огромная вероятность успеха. Как много мы видим людей, которые, желают очень немногого, но, не имея плана, так ничего и не достигают! И, в противовес им, есть огромное количество примеров людей, имеющих фантастические цели, которые, казалось бы, недостижимы, несмотря ни на что достигают их и даже больше. Первых от вторых отличает именно умение планировать и расставлять приоритеты. Определите свои цели, начинайте составлять план – через время вы увидите, что вы дошли до цели, а тысячи зевак без плана так и остались на своих местах. Планирование выведет вас в лидеры в любой области!
Наверняка, теперь вам стало гораздо понятнее, зачем нужно заниматься планированием и продумывать все свои шаги. Планированием занимаются бизнесмены и предприниматели, главы огромных корпораций, творческие люди, писатели, актёры и звёзды шоу-бизнеса, в общем, все те, кого принято называть успешными людьми. Планирование – это часть жизни и деятельности любого человека, желающего повысить свою продуктивность и достичь серьёзных результатов. Именно по этой причине, кроме того, чтобы сесть за стол, взяв ручку и листок, и начать что-либо планировать, на сегодняшний день существуют специально разработанные методики планирования, которые уже не раз доказали свою эффективность. Краткий обзор самых популярных из них мы приведём в следующем разделе.
Методики планирования
ABC планирование
Предпосылкой данного метода служит опыт, наглядно показывающий, что соотношение важных и неважных дел в процентах всегда примерно одинаково. Любые задачи, исходя из их важности, касаемо достижения поставленных результатов, должны распределяться с использованием буквенных значений ABC. Из этого следует, что первыми должны выполняться задачи, имеющие наибольшую важность и значимость (A), а затем уже все остальные (B, C). Планировать своё время, применяя данную методику, нужно, беря во внимание именно важность задач, а не требуемые для их выполнения усилия.
Методика ABC базируется на трёх основных правилах:
Принцип Эйзенхауэра
Эту методику предложил в своё время американский генерал Дуайт Дэйвид Эйзенхауэр. Она является отличным дополнительным измерителем для быстрого принятия наиболее важных решений. Данный принцип подразумевает расстановку приоритетов, согласно критериям важности и срочности.
Все свои дела вы должны разделить на четыре основные категории и выполнять в порядке очерёдности:
Правило Парето
Иногда это правило называют принципом «80 на 20». Сформулировал его итальянский экономист Вильфредо Парето. Основной его предпосылкой является то, что наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.
Наглядно данное правило выглядит так:
Подробнее о принципе «80 на 20» можно прочитать здесь.
Хронометраж
Под понятием «хронометраж» имеется в виду метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Он осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий. Основными целями хронометража являются определение того, на что тратится время, выявление «поглотителей времени», поиск резервов времени и выработка чувства времени.
Вести хронометраж довольно просто: специалисты советуют производить запись всех своих действий с точностью до 5 минут на протяжении 2-3 недель. Наглядно это выглядит примерно так:
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта - это метод столбчатых диаграмм, разработанный американским специалистом в области менеджмента Генри Гантом. Он применяется для иллюстрации планов и графиков работы по различным проектам. Состоит диаграмма из полос, которые ориентированы вдоль временной оси, а каждая из них отображает отдельную задачу, входящую в состав проекта. Вертикальная ось – это перечень задач. Помимо этого, на диаграмме можно отмечать различные показатели - проценты, указатели, временные метки и т.д.
Применяя диаграмму Ганта, вы сможете наглядно отследить процесс реализации проекта и эффективность выполняемых действий. Но, в любом случае, этот метод придётся дополнять другими, т.к. диаграмма не синхронизируется с датами, не отображает затраченные ресурсы и сущность производимых действий. Лучше всего применять её для небольших проектов. Сама же диаграмма нередко входит в состав различных приложений для управления проектами в качестве дополнения.
Прочитать о диаграмме Ганта подробнее можно, перейдя по этой ссылке.
Техника SMART
Техника постановки целей SMART признана одной из лучших в мире. Она берёт своё начало в НЛП и подробно мы рассматривали её в одном из наших уроков. Здесь же мы приведём лишь краткое описание этой техники.
Само слово «SMART» является аббревиатурой, образованной из первых букв пяти слов, определяющих критерии целей. Рассмотрим их несколько подробнее.
Список целей и задач
Наиболее простая методика, при помощи которой можно планировать время и дела. Это просто перечень того, что нужно сделать. Такие перечни очень удобны тем, что не требуют никаких дополнительных ресурсов, как, например, ПК, мобильные приложения или использование сложных схем, но и позволяют наглядно отображать всё, что вам нужно сделать и контролировать этот процесс.
Составляется список целей и задач очень просто: можно на листке бумаги просто записывать всё, что вам требуется выполнить и когда, а по завершению выполненные пункты просто вычёркивать. А можно немного усложнить: сделать таблицу, в которой будут графы: «задача», «приоритетность», «срок выполнения», «отметка о выполнении».
Все представленные методики можно применять поодиночке или комплексно. Попробуйте все варианты – наверняка, через некоторое время вы выделите для себя наиболее удобную и подходящую, а может быть даже составите на их основе какую-то свою.
Для того чтобы упростить вам задачу при планировании своих дел и времени, в заключение урока мы хотели бы представить вашему вниманию несколько очень эффективных принципов, которые вы можете использовать в своей повседневной жизни.
Принципы планирования
Процесс планирования
Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимый для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Планирование является неотъемлемой частью тайм-менеджмента (управления временем) и, при умелом применении, многократно повышают его эффективность.
В самой простой и официальной интерпретации планирование характеризуется следующими этапами:
- Этап постановки целей (задач)
- Этап составления плана по достижению намеченного
- Этап вариантного проектирования
- Этап выявления требуемых ресурсов, а также их источников
- Этап определения исполнительных лиц и брифинг
- Этап фиксации результатов планирования в физическом виде (план, проект, карта и т.п.)
Планирование, как уже замечалось, применимо абсолютно к любой сфере жизнедеятельности, но, в зависимости от этого, оно может иметь свои особенности, что, в свою очередь, выражается в различных по его форме и содержанию видах.
Виды планирования различаются:
По обязательности
- Директивное планирование – подразумевает обязательное исполнение поставленных задач, всегда имеет конкретного адресата и характеризуется повышенной детализацией. В качестве примера можно назвать постановку задач, связанных с решением вопросов государственной/национальной значимости, работой на предприятиях и т.д.
- Индикативное планирование – антипод первого: не подразумевает обязательного и точного исполнения, имеет более рекомендательный и направляющий характер. Данный вид планирования широко распространён в системе макроэкономического развития различных государств.
- Краткосрочное (текущее) планирование – рассчитывается на период до 1 года и может состоять из планов на сутки, неделю, месяц, квартал, полгода. Самый распространённый вид планирования. Применяется, как обычными людьми в процессе каждодневной жизни, так и руководителями различных организаций.
- Среднесрочное планирование – рассчитывается на срок от 1 года до 5 лет. Данная форма планирования распространена в деятельности государственных учреждений, фирм и предприятий, но нередко применяется и стратегически-мыслящими людьми. В некоторых случаях может совмещаться с текущим планированием, что в комплексе является скользящим планированием.
- Долгосрочное (перспективное) планирование – рассчитывается, как правило, на несколько (5, 10, 20) лет вперёд. Чаще всего этот вид планирования применяется на крупных предприятиях с целью выполнения задач социального, экономического, научно-технологического характера и т.д.
- Стратегическое планирование – в основном, является долгосрочным. С помощью него определяются основные направления в деятельности организаций: расширение деятельности, создание новых направлений, стимулирование рабочего процесса, изучение рынка и его сегментов, изучение спроса, особенностей целевой аудитории и т.д. Распространено в деятельности организаций.
- Тактическое планирование – чаще всего является так же – долгосрочным. Основной его целью является создание необходимых условий для реализации возможностей, найденных посредством применения стратегического планирования. Как правило, тактическое планирование применяется при планировании экономического, социального, производственного развития организации. Распространено в деятельности организаций.
- Оперативно-календарное планирование – завершающий этап стратегического и тактического планирования. Служит, главным образом, для реализации процесса достижения поставленных результатов. При помощи него конкретизируются все показатели, и организуется, непосредственно, работа организации. Оперативно-календарное планирование подразумевает определение времени выполнения поставленных задач, осуществление подготовки реализации процесса, ведение учёта, контроля и анализа процесса. Распространено в деятельности организаций.
- Бизнес-планирование – служит для оценки целесообразности, актуальности и эффективности планируемых мероприятий. Составление бизнес-плана происходит очень тщательно, с учётом всевозможных показателей, возможностей, предложений и т.п. Распространено в деятельности организаций и работе бизнесменов.
По степени охвата
- Общее планирование – охватывает все детали контекста.
- Частичное планирование – охватывает некоторые детали контекста.
- Целевое планирование – подразумевает определение требуемых для достижения целей.
- Планирование средств – подразумевает планирование необходимых для достижения результата средств (финансов, информации, персонала, оборудования и т.д.).
- Программное планирование – подразумевает разработку необходимых для достижения результата программ.
- Планирование действий – подразумевает определение необходимых для достижения результата действий.
- Агрегированное планирование – происходит с учётом общих параметров.
- Детальное планирование – происходит с учётом всех деталей и особенностей.
- Последовательное планирование – подразумевает продолжительный процесс, который состоит из нескольких более мелких этапов.
- Одновременное планирование – подразумевает единовременный непродолжительный этап.
- Жёсткое планирование – подразумевает обязательное соблюдение заданных параметров.
- Гибкое планирование - подразумевает возможность несоблюдения заданных параметров и появление новых.
- Упорядоченное планирование – подразумевает поочерёдное выполнение планов, одного за другим.
- Скользящее планирование – подразумевает продление плана на последующий период после его завершения в текущем периоде.
- Внеочередное планирование – подразумевает реализацию плана по мере появления в этом необходимости.
Приоритизацией называется процесс расстановки приоритетов – показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными. Важной приоритизация является по той причине, что среди большого количества разных нюансов и особенностей, имеются, как те, что имеют наименьшую значимость и оказывают минимальное воздействие на процесс достижения цели, так и те, которые играют в этом процессе главенствующую роль. Умение расставлять приоритеты можно назвать ещё одним показателем эффективности и действенности любого процесса планирования, т.к. акцент на самых значимых пунктах плана зачастую является решающим в вопросе, будет достигнута цель или нет.
Как видно, планирование как процесс характеризуется немалым количеством различных нюансов. Любой из видов может применяться обособленно, а может и в комплексе с другими. Главное при выборе – это учитывать все особенности вашей деятельности. Но, сколько бы видов планирования не существовало, сколько бы мы их не рассматривали, сколько бы примеров не приводили, всё это не будет иметь никакой ценности, если мы не будем понимать – зачем вообще нам нужно что-либо планировать, какие в этом есть преимущества, как это поможет нам в жизни? Именно на эти вопросы мы и постараемся дать ответы в следующем разделе.
Для чего нужно планирование?
Учитывая то, что наши тренинги посвящены методам повышения личной продуктивности, здесь и дальше в уроке мы будем рассматривать планирование применительно к деятельности именно человека, а не организаций, фирм, предприятий и т.д.
Планирование является тем фактором, который во многом определяет не только то, добьётся ли человек того, чего хочет, но и то, чего он добьётся вообще. Дело в том, что сам процесс планирования оказывает не какой-то единичный и узконаправленный эффект, а влияет комплексно, воздействуя на многие личностные показатели человека, направленность его действий и образ жизни в целом. Ниже мы перечислим лишь несколько положительных моментов планирования и преимущества, которые оно даёт.
Конкретизация цели
Как только человек начинает заниматься планированием своей деятельности, активизируется его мышление, задействуется творческий потенциал, повышается мозговая активность. Можно чего-то хотеть и «как бы» себе это представлять, при этом думая, что точно знаешь, чего хочешь. Но как только вы садитесь за составление плана и начинаете его тщательно продумывать, ваша цель из абстрактной начинает трансформироваться в конкретную. Постепенно вы начинаете представлять её в деталях, учитывать её особенности, как-то варьировать. Есть одна поговорка, в которой говорится о том, что корабль, не знающий, куда он направляется, никогда не достигнет пункта назначения. Так и человек – если он не знает, чего конкретно хочет, никогда этого и не добьётся. Планирование даёт возможность понять и осознать, чего ты хочешь на самом деле и обрести конкретную цель.
Чёткий план действий
Даже зная о том, чего мы хотим, мы можем никогда этого не достичь, если не будем знать, что нам для этого необходимо. Наши цели могут быть мега-глобальными, благими и замечательными, но они так и останутся просто картинкой того, чем мы хотим обладать и что сделать. Такое положение вещей исправляется при помощи планирования. Во-первых, оно позволяет определить конкретные шаги, которые необходимо совершить для того, чтобы достигнуть нужного результата. Во-вторых, оно помогает определить необходимые для этого ресурсы и их источники. В-третьих, оно даёт возможность поставить временные рамки. Таким образом, составив точный план, вы будете знать, что вам нужно сделать, чтобы его реализовать, кого или что для этого привлечь, и, самое главное, когда вы хотите это сделать. Планирование значительно ускоряет процесс достижения цели, т.к. представляет собой практическое руководство к действию.
Действие, а не мысли о действии
Пока у нас нет плана по реализации того, чего мы хотим, мы находимся в постоянном раздумывании на эту тему. Мы думаем о том, как мы сильно этого желаем, как хорошо было бы, если бы у нас это было, размышляем на тему того, как сейчас этого не хватает, быть может, даже представляем себя в процессе действия. Но есть одно НО – кроме размышлений мы ничего больше не делаем. А это указывает на то, что, скорее всего, на этом всё и закончится. Важно понять, что, приступая к планированию, вы уже делаете первый и самый большой шаг на пути к реализации задуманного. Одно только это уже существенно продвигает вас вперёд. А затем начинается цепная реакция: после составления плана вы начинаете выполнять конкретные действия, за первым пунктом идёт второй, за вторым – третий и т.д. Если вы сумеете привить себе привычку планировать даже самые маленькие дела, вы сразу заметите, как ваши желания начнут становиться реальностью. Здесь можно применить ещё одну поговорку: «Под лежачий камень вода не течёт». Сдвиньтесь с мёртвой точки - начните действовать. Планирование создаёт энергетический потенциал, необходимый для достижения цели.
Возможность маневрирования
Не зная конкретно, что необходимо делать, чтобы достичь поставленных результатов, мы не можем ни определить, ни скоординировать свои действия. Мы можем в общих чертах, примерно представлять себе, что нам нужно делать, но действуя без плана, мы рискуем прийти в тупик или даже ещё дальше отдалиться от цели. Когда же вы имеете план и начинаете действовать, вы можете, так сказать, в режиме онлайн управлять всем процессом: не получается так, попробуйте по-другому, не подходит одно, подумайте, чем можно это заменить. Наличие чёткого плана позволит вам совершать манёвры на своём пути, варьировать различные методы и способы. В итоге у вас будет комплексный план, который будет учитывать всевозможные нюансы и варианты развития событий. Умение планировать – это умение быть гибким и готовым к любым ситуациям.
Высокая вероятность успеха
И, пожалуй, самое важное преимущество планирования – это, пусть и не стопроцентная гарантия, но всё же огромная вероятность успеха. Как много мы видим людей, которые, желают очень немногого, но, не имея плана, так ничего и не достигают! И, в противовес им, есть огромное количество примеров людей, имеющих фантастические цели, которые, казалось бы, недостижимы, несмотря ни на что достигают их и даже больше. Первых от вторых отличает именно умение планировать и расставлять приоритеты. Определите свои цели, начинайте составлять план – через время вы увидите, что вы дошли до цели, а тысячи зевак без плана так и остались на своих местах. Планирование выведет вас в лидеры в любой области!
Наверняка, теперь вам стало гораздо понятнее, зачем нужно заниматься планированием и продумывать все свои шаги. Планированием занимаются бизнесмены и предприниматели, главы огромных корпораций, творческие люди, писатели, актёры и звёзды шоу-бизнеса, в общем, все те, кого принято называть успешными людьми. Планирование – это часть жизни и деятельности любого человека, желающего повысить свою продуктивность и достичь серьёзных результатов. Именно по этой причине, кроме того, чтобы сесть за стол, взяв ручку и листок, и начать что-либо планировать, на сегодняшний день существуют специально разработанные методики планирования, которые уже не раз доказали свою эффективность. Краткий обзор самых популярных из них мы приведём в следующем разделе.
Методики планирования
ABC планирование
Предпосылкой данного метода служит опыт, наглядно показывающий, что соотношение важных и неважных дел в процентах всегда примерно одинаково. Любые задачи, исходя из их важности, касаемо достижения поставленных результатов, должны распределяться с использованием буквенных значений ABC. Из этого следует, что первыми должны выполняться задачи, имеющие наибольшую важность и значимость (A), а затем уже все остальные (B, C). Планировать своё время, применяя данную методику, нужно, беря во внимание именно важность задач, а не требуемые для их выполнения усилия.
Методика ABC базируется на трёх основных правилах:
- Категория A – самые важные дела. Они составляют примерно 15% всех дел, которыми вы занимаетесь, но приносят они примерно 65% результатов.
- Категория B - важные дела. Они составляют около 20% всех ваших дел и приносят около 20% результатов.
- Категория C – дела наименьшей важности. Они составляют примерно 65% всех ваших дел, но и приносят примерно 15% результатов.
Принцип Эйзенхауэра
Эту методику предложил в своё время американский генерал Дуайт Дэйвид Эйзенхауэр. Она является отличным дополнительным измерителем для быстрого принятия наиболее важных решений. Данный принцип подразумевает расстановку приоритетов, согласно критериям важности и срочности.
Все свои дела вы должны разделить на четыре основные категории и выполнять в порядке очерёдности:
- Категория A – самые срочные и важные дела.
- Категория B – срочные, но не важные дела. Важно уметь отделять их по критерию важности от первой категории, иначе можно потратить на их выполнение время, оставив на самом деле важные дела на потом.
- Категория C – не срочные, но важные дела. Здесь нужно учитывать фактор срочности: из-за того, что эти дела не являются срочными, их часто откладывают в «долгий ящик», после чего они становятся срочными, что не очень хорошо. Поэтому, их выполнением ни в коем случае нельзя пренебрегать. Такие дела, ко всему прочему, можно делегировать – поручить их выполнение кому-то ещё.
- Категория D – не срочные и не важные дела. Нередко, такими делами человек озабочен больше всего и тратит на их выполнение большую часть времени. Научитесь точно определять дела из этой категории. Делать их нужно в последнюю очередь, когда выполнены предыдущие.
Правило Парето
Иногда это правило называют принципом «80 на 20». Сформулировал его итальянский экономист Вильфредо Парето. Основной его предпосылкой является то, что наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.
Наглядно данное правило выглядит так:
- 20% действий = 80% результата
- 80% действий = 20 результата
- 20% людей владеют 80% всего капитала
- 80% людей владеют 20% всего капитала
- 20% клиентов приносят 80% дохода
- 80% клиентов приносят 20% дохода
- И т.д.
Подробнее о принципе «80 на 20» можно прочитать здесь.
Хронометраж
Под понятием «хронометраж» имеется в виду метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Он осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий. Основными целями хронометража являются определение того, на что тратится время, выявление «поглотителей времени», поиск резервов времени и выработка чувства времени.
Вести хронометраж довольно просто: специалисты советуют производить запись всех своих действий с точностью до 5 минут на протяжении 2-3 недель. Наглядно это выглядит примерно так:
- 8:00-8:30 – проснулся, размялся, умылся
- 8:30-9:00 – попил чай, включил компьютер, проверил почту
- 9:00-9:30 – зашёл в социальную сеть
- 9:30 – 10:00 – подготовил документы по работе
- И т.д.
- На бумаге – в блокноте, тетради, записной книжке
- Используя гаджет – мобильный телефон, электронную книгу, планшет
- Используя диктофон
- Используя специальное ПО на компьютере
- Онлайн – специальные интернет-приложения
- Диаграмма Ганта (см. ниже)
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта - это метод столбчатых диаграмм, разработанный американским специалистом в области менеджмента Генри Гантом. Он применяется для иллюстрации планов и графиков работы по различным проектам. Состоит диаграмма из полос, которые ориентированы вдоль временной оси, а каждая из них отображает отдельную задачу, входящую в состав проекта. Вертикальная ось – это перечень задач. Помимо этого, на диаграмме можно отмечать различные показатели - проценты, указатели, временные метки и т.д.
Применяя диаграмму Ганта, вы сможете наглядно отследить процесс реализации проекта и эффективность выполняемых действий. Но, в любом случае, этот метод придётся дополнять другими, т.к. диаграмма не синхронизируется с датами, не отображает затраченные ресурсы и сущность производимых действий. Лучше всего применять её для небольших проектов. Сама же диаграмма нередко входит в состав различных приложений для управления проектами в качестве дополнения.
Прочитать о диаграмме Ганта подробнее можно, перейдя по этой ссылке.
Техника SMART
Техника постановки целей SMART признана одной из лучших в мире. Она берёт своё начало в НЛП и подробно мы рассматривали её в одном из наших уроков. Здесь же мы приведём лишь краткое описание этой техники.
Само слово «SMART» является аббревиатурой, образованной из первых букв пяти слов, определяющих критерии целей. Рассмотрим их несколько подробнее.
- Specific – цель должна быть конкретной, т.е. при её постановке вы должны обязательно отчётливо представлять себе результат, которого желаете достичь. Например, «я хочу стать специалистом в области антропологии».
- Measurable - цель должна быть измеримой, т.е. вы должны представлять желаемый результат в количественном эквиваленте. Например, «к 2015 году я хочу зарабатывать 50 тысяч рублей ежемесячно».
- Attainable – цель должна быть достижимой, т.е. вы должны учитывать особенности своей личности: способности, предрасположенность, талант и т.п. Например, если у вас туго с математикой и вы абсолютно не понимаете эту науку, лучше не ставить себе цель стать выдающимся математиком.
- Relevant – цель должна соотноситься с другими вашими задачами. Например, достижение среднесрочной цели должно подспудно включать в себя достижение нескольких краткосрочных.
- Time-bounded – цель должна быть определена во времени и иметь чётко установленные временные рамки. Например, «я хочу сбросить вес с 95 до 80 кг через полгода к такому-то месяцу».
Список целей и задач
Наиболее простая методика, при помощи которой можно планировать время и дела. Это просто перечень того, что нужно сделать. Такие перечни очень удобны тем, что не требуют никаких дополнительных ресурсов, как, например, ПК, мобильные приложения или использование сложных схем, но и позволяют наглядно отображать всё, что вам нужно сделать и контролировать этот процесс.
Составляется список целей и задач очень просто: можно на листке бумаги просто записывать всё, что вам требуется выполнить и когда, а по завершению выполненные пункты просто вычёркивать. А можно немного усложнить: сделать таблицу, в которой будут графы: «задача», «приоритетность», «срок выполнения», «отметка о выполнении».
Все представленные методики можно применять поодиночке или комплексно. Попробуйте все варианты – наверняка, через некоторое время вы выделите для себя наиболее удобную и подходящую, а может быть даже составите на их основе какую-то свою.
Для того чтобы упростить вам задачу при планировании своих дел и времени, в заключение урока мы хотели бы представить вашему вниманию несколько очень эффективных принципов, которые вы можете использовать в своей повседневной жизни.
Принципы планирования
- Попробуйте все рассмотренные методики планирования и выберите наиболее подходящую для вас. Используйте её ежедневно и во всех делах.
- Не старайтесь всё запомнить – ведите записи. Как говорится, «самый тупой карандаш лучше, чем самая острая память».
- Если на вас навалилось много дел, не старайтесь успеть сделать всё. Потратьте время на определение наиболее важных и приоритетных, и приступайте к их выполнению. Остальное закончите позже.
- По окончании одной недели составляйте план действий на следующую. Аналогично поступайте и в конце каждого дня.
- Заведите привычку носить с собой блокнот и ручку или диктофон, чтобы записывать посещающие вас интересные мысли.
- Заведите «журнал успеха», в котором вы будете ежедневно отмечать все свои успехи, пусть даже самые незначительные. Это будет поддерживать в вас постоянную мотивацию и напоминать о том, что вы на верном пути.
- Учитесь говорить «нет». Эта способность убережёт вас от пустой траты времени, стремления к ненужным целям и общению с ненужными людьми.
- Всегда думайте перед тем, как что-либо сделать. Взвешивайте все «за» и «против». Старайтесь не совершать необдуманных действий и поступков.
- Всегда, когда находитесь в процессе чего-либо, вспоминайте себя, осознавайте, что вы делаете в настоящий момент. Если чувствуете, что не продвигаетесь вперёд – бросьте это занятие.
- Посмотрите критически на себя самого: определите свои вредные привычки, отнимающие время, дела, которыми вам нравится заниматься, но которые не двигают вас к цели. Затем постепенно и поочерёдно заменяйте эти привычки и дела новыми – эффективными.
- Определите свои основные приоритеты по жизни и живите в соответствии с ними. Так вы сможете всегда быть сконцентрированы на главном, и не будете тратить время впустую.
- Не совершайте лишних ненужных действий, не выполняйте чужие дела. Вы должны продвигаться вперёд сами, но не позволяйте использовать себя как инструмент для достижения чужих целей, если вам самому это не в радость.
- Регулярно и систематически выделяйте время на самосовершенствование: чтение книг, просмотр обучающих и мотивирующих видео, тренировку своих навыков и т.д.
- Не останавливайтесь на достигнутом – добившись одной цели, ставьте другую, более серьёзную. Так вы сможете всегда быть в тонусе, будете иметь стимул и мотивацию.
Системы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент подразумевает использование ежедневников, планнеров, составление списков дел, но не ограничивается ими. Под системой мы понимаем целостную структуру взаимосвязанных деталей, где всё вышеперечисленное является лишь элементом. В целом же система управления временем – это специальная методика, зачастую с собственным инструментарием, а также рекомендациями и советами по эффективной организации своей деятельности. Её задача – не просто напомнить о каком-либо занятии или встрече, распланировать день (месяц, год), но и показать, как это сделать эффективно, чтобы не только завершить работу в срок, но и достичь большего. В классическом понимании системы тайм-менеджмента и заложена суть: она помогает человеку и планировать занятость, и гибко управлять временем, затрачиваемым на разные нужды.
Сегодня существует около десятка наиболее известных систем управления временем и множество вариаций, основанных на личном опыте их применения. На форумах и в блогах можно найти достаточное количество примеров собственных систем, где авторы объединяют элементы нескольких методик, привнося новшества, или трактуя их под свою сферу занятости. В этом, в частности, заключается одна из главных полезностей: возможность «настроить» план «под себя», изменить, полностью отбросить или позаимствовать из других техник отдельные инструкции и детали. Благодаря этому, системы управления временем может применять каждый: инженер и журналист, офисный сотрудник и фрилансер, тот, кто распределяет рабочее время и тот, кто планирует отдых. Каждая из них имеет свои преимущества, поэтому рассмотрим несколько наиболее известных.
Пирамида Франклина
Мы уже писали о пирамиде Франклина (пирамиде продуктивности) как о комплексной долгосрочной системе постановки целей и путей их реализации. Повторять всё необходимости нет, поэтому сосредоточимся на главных аспектах.
Структура системы представляется как пирамида, где каждый элемент зависит от предыдущего. Фундаментом выступают жизненные ценности планирующего. Это то, что важно для человека, то, вокруг чего строится его жизненная концепция (власть для политика, слава и известность для певицы, выдающиеся результаты для спортсмена и т.д.). Следующий блок – глобальные цели – конкретное выражение результата, главная цель (стать премьер-министром, получить престижную музыкальную премию или записать платиновый диск, установить новый мировой рекорд). На основе глобальных целей строится генеральный план по их достижению – своеобразная обобщённая инструкция к тому, как может быть достигнута цель. Дальше устанавливается уже более конкретный план, на 3-5 лет, который включает в себя конкретные шаги (партийная работа, обучение в вокальной студии, международные выступления). С учётом масштаба поставленных задач составляются среднесрочный и краткосрочный планы (подготовка к вступительному экзамену, тренировка отдельных навыков). Таким образом, получается отчётливая и понятная картина того, как достичь целей всей жизни.
Суть метода Франклина подобна приёму «съедения слона» или лестнице успеха – постепенному восхождению к намеченному результату. Эта система строится по принципу «сверху вниз» – от определения глобальных жизненных задач до более конкретных шагов достижения успеха. Преимуществом пирамиды является её наглядность и простота. Недостатками – то, что она негибка к изменениям и лишена детализации в плане управления делами, ведь больше сосредоточена на их планировании.
Матрица управления временем С. Кови
Стивен Кови – один из наиболее известных современных последователей и популяризаторов пирамиды Франклина как техники планирования жизни и достижения поставленных целей. Он также является автором собственной методики, которая дополняет пирамиду, перекрывая её слабые стороны (что касается, в первую очередь, продуктивного управления ежедневными делами).
Созданная С. Кови матрица управления временем является отличным инструментом для планирования занятости и определения «воров времени» – действий, из-за которых оно тратится попусту. По сути, это готовый шаблон, куда каждый, в соответствии с предложенной классификацией, относит задачи и дела, с которыми ежедневно сталкивается. Выглядит матрица так:
Вы, наверное, неоднократно слышали или даже сами употребляли выражения по типу: «завал на работе», «горят сроки» и т.д. Автор уверен, что успешные люди в ситуациях, которые можно описать такими словами, оказываются крайне редко. Всё потому, что они так организовывают работу, что основные их дела находятся в квадранте ІІ – важные, но несрочные дела (с точки зрения управления временем идеально, если 65-80% ваших дневных обязанностей сосредоточено в этом квадранте). У большинства же людей львиную долю занимают дела из І, ІІІ и ІV квадрантов, которые сопряжены со спешкой и хаосом, и приводят к неорганизованности и откладыванию важных дел «на потом».
Проанализировав на основе матрицы свои дела и определив приоритеты, можно приступать к строительству пирамиды. Но ни в коем случае в план не стоит включать задачи только из квадранта ІІ – таким образом создать эффективную схему не удастся, ведь игнорировать остальные дела тоже нельзя, а избежать их в силу различных факторов (в первую очередь человеческого, но и других тоже) невозможно.
Отличное представление матрицы управления временем, автор дал на одном из своих семинаров:
Кроме этого, множество дельных советов и рекомендаций, которые завершают представление о системе взглядов С. Кови на тайм-менеджмент, можно найти в его популярном труде «7 навыков высокоэффективных людей», в разделе, посвящённом навыку определения приоритетов.
GTD Дэвида Аллена
Если постараться описать метод Дэвида Аллена одним предложением, то можно сказать, что основная его рекомендация – максимально использовать современные технические инструменты для целей планирования и управления временем. Это не отобразит всю суть GTD, но позволит сложить представление хотя бы о части техники. Действительно, система тайм-менеджмента Д. Аллена известна, в первую очередь, своими техническими «уловками» (система «43 папки», применение специального компьютерного ПО и канцелярских предметов), целью которых является упрощение управления проектами. О некоторых практичных инструментах GTD мы поговорим в следующем уроке, здесь же приведём общую характеристику техники.
Ещё до создания теории автор был уверен, что сама организация работы никогда не должна занимать времени больше самой работы. Поэтому в основу системы и легло убеждение, что максимальные усилия нужно прикладывать к практическому выполнению задания, а не помнить всё, что нужно сделать. «Помнить» будут предложенные Алленом инструменты, а человек будет лишь выполнять работу.
Getting Things Done (GTD) берёт свое начало с публикации одноименной книги (2002). Сегодня это чёткая, детальная, пошаговая методика повышения личной эффективности, пользующаяся огромным спросом. Взгляды Д. Аллена выходят за рамки традиционного тайм-менеджмента, хотя много его советов как раз таки направлены на «приведение дел в порядок», избавление от рабочей неразберихи и хаоса.
В отличие от С. Кови, автор GTD считает главным не выделять приоритеты, а контролировать процесс выполнения задач и, на основе результатов, строить видение будущего. Очевидно, что это диаметрально противоположно принципу пирамиды Франклина, ведь Аллен предлагает заканчивать глобальными планами, а не начинать с них. Для достижения успеха в данном отношении он предлагает применять 3 самостоятельные модели:
Детальнее о моделях планирования и принципах GTD можно узнать из статьи-обзора в Википедии, но для целостного знакомства и начала использования метода лучше прочитать книгу.
«Тайм-драйв» Г. Архангельского
Система управления временем от известного российского консультанта Глеба Архангельского занимает место в списке не только в силу географических причин. «Тайм-драйв» – одна из наиболее популярных книг по тайм-менеджменту, изначально изданных на русском языке, а её автор – востребованный специалист, эксперт в области управления временем. Но и это не всё. «Тайм-драйв» не предлагает какие-то оригинальные авторские разработки, его ценность в другом. В том, что на понятных примерах из российской действительности показывается, как применять те или иные инструменты. И хотя утверждается, что они предназначены для менеджеров, использовать их с небольшими поправками сможет в своей работе каждый. Ценным также является то, что автор старается построить не систему, а привить читателю своеобразную мировоззренческую установку, которая включает и элементы планирования, и полезные советы, косвенно помогающие рационально использовать время.
В отличие от большинства зарубежных авторов, которые, говоря о системе тайм-менеджмента, имеют в виду, в первую очередь, контроль и планирование своей рабочей занятости, Г. Архангельский уделяет внимание помимо этого и традиционно важному вопросу отдыха, занимающего одно из главных мест в системе распределения времени. Автор убеждён, что без полноценного отдыха человек не может хорошо работать. При этом он должен конфликтовать с занятостью: если весь день сидите – отправляйтесь на прогулку, поиграйте в футбол или что-то в этом роде.
Многие отметят, что отдых является чем-то самим собою разумеющимся, и о нём писать было необязательно. Но Г. Архангельский к этому приёму обращается в качестве небольшой хитрости – начать планировать свой отдых значительно легче, чем сразу «с головой» окунуться в пучину тайм-менеджмента, и позволяет приучить себя к дисциплине в её высшей форме – организации и планированию.
В системе управления временем «тайм-драйв» также поднимается вопрос мотивации себя на выполнение неприятных заданий, рассказывается, как эффективно включаться в тяжёлые, трудоёмкие дела. В качестве инструментов предлагаются такие приёмы, как якорение, «съедание лягушки», «маленький цейтнот». Их описание и советы по применению будут даны в уроке, посвящённом полезным инструментам.
В целом, «тайм-драйв» является отличным решением для людей, сомневающихся в эффективности тайм-менеджмента, ведь большинство рекомендаций достаточно легко реализуемы. При этом сама система, в отличие от запутанной местами матрицы С. Кови и GTD Д. Аллена, есть готовым действенным методом, рождённым синергетическим путём.
Детальнее о технике Г. Архангельского читайте в его книге.
Взгляды Питера Друкера
П. Друкер – один из наиболее авторитетных американских теоретиков менеджмента, в том числе и по проблемам управления временем. В своей книге «The Effective Executive» он останавливается на нескольких важных с точки зрения эффективной организации занятости аспектах. Во-первых, автор уверен, что тайм-менеджмент и менеджмент тесно связаны. Управление временем невозможно без управления деятельностью в целом. Это реализуемо, во многом, только в случае правильной постановки целей, выделения приоритетов и путей достижения поставленных задач, распределения и делегирования обязанностей.
Во-вторых, двумя центральными понятиями его системы являются «дискреционное время» и «консолидация времени». П. Друкер считает, что человек не может эффективно работать больше 2-3 часов подряд. После этого периода организм устаёт, мозг начинает отвлекаться, и какое-то время функционирует менее продуктивно. С учётом этого нужно разбивать рабочий день на временные блоки, главные из которых – дискреционные, когда продуктивность наибольшая и когда следует решать важные дела. Другое время следует консолидировать и применять для решения менее важных задач – совершения звонков, ответов на корреспонденцию и т.д. Определить алгоритм можно просто, понаблюдав некоторое время за своей занятостью и активностью.
«Как работать 4 часа в неделю» Т. Ферриса
Исходя из названия, может показаться, что главная идея данной книги, как и всей системы, предложенной Тимоти Феррисом – создание бизнес-утопии. На самом деле, данный труд будет полезен любому человеку, работающему, в том числе, через Интернет, ведь имеет много дельных советов для тех, чья деятельность связана с удалёнными продажами, информационным бизнесом и др.
Система Т. Ферриса – своеобразный гимн фрилансу. Он много рассказывает о том, как сбросить с себя узы офисного рабства и начать работать удалённо. В частности из-за этого книга и оценивается многими скептически. Что же касается тайм-менеджмента автор убеждён, что знаний принципа Парето и закона Паркинсона достаточно обычному человеку для эффективной работы. Плюс несколько полезных установок:
Узнать больше об этой книге вы сможете здесь.
Тайм-менеджмент «изнутри наружу» Джулии Моргенстерн
Дж. Моргенстерн – руководитель консалтинговой компании «Task Masters», консультант по планированию и управлению временем. В своей книге «Самоорганизация по принципу изнутри наружу» она создает достаточно простую, но эффективную систему тайм-менеджмента. В ней, как и в GTD, но более понятно, важное место отводится организации рабочего пространства и предметной сферы. Также интересным подход делает то, что автор предлагает строить личную систему управления временем на основе природной способности к планированию. Она определяется путём дачи ответов на вопросы нескольких тестов. А уже с учётом мотивационных аспектов, склонности к планированию, дисциплине, и строится техника. Такой подход, в отличие от всех остальных, основывающихся на рабочих потребностях, позволяет выявить сильные и слабые стороны и склонности самого человека, образно говоря, применять тайм-менеджмент «от печки».
«Time Power» Брайана Трейси
Б. Трейси является одним из лучших в мире консультантов по личностному развитию и менеджменту. Его система управления временем была неоднократно проверена и получила множество полезных отзывов. Методика уникальна и в то же время гибка – позволяет настраивать систему «под себя». Если же говорить о сути авторской техники, то коротко она выглядит так: самое важное – выделять приоритеты (и в личной жизни, и на работе), уделять основное внимание важным делам, урезать время на неважные (а ловушек стараться избегать). Б. Трейси также предлагает несколько собственных методик экономии времени, особенно ценные рекомендации из которых, по нашему мнению, сосредотачиваются на том, как это делать в рабочих отношениях с людьми.
В русском переводе от «Альпина Паблишер» книга вышла под названием «Тайм-менеджмент по Брайану Трейси. Как заставить время работать на вас». Прочитав её, можно узнать о данной методике всё необходимое.
Тайм-менеджмент подразумевает использование ежедневников, планнеров, составление списков дел, но не ограничивается ими. Под системой мы понимаем целостную структуру взаимосвязанных деталей, где всё вышеперечисленное является лишь элементом. В целом же система управления временем – это специальная методика, зачастую с собственным инструментарием, а также рекомендациями и советами по эффективной организации своей деятельности. Её задача – не просто напомнить о каком-либо занятии или встрече, распланировать день (месяц, год), но и показать, как это сделать эффективно, чтобы не только завершить работу в срок, но и достичь большего. В классическом понимании системы тайм-менеджмента и заложена суть: она помогает человеку и планировать занятость, и гибко управлять временем, затрачиваемым на разные нужды.
Сегодня существует около десятка наиболее известных систем управления временем и множество вариаций, основанных на личном опыте их применения. На форумах и в блогах можно найти достаточное количество примеров собственных систем, где авторы объединяют элементы нескольких методик, привнося новшества, или трактуя их под свою сферу занятости. В этом, в частности, заключается одна из главных полезностей: возможность «настроить» план «под себя», изменить, полностью отбросить или позаимствовать из других техник отдельные инструкции и детали. Благодаря этому, системы управления временем может применять каждый: инженер и журналист, офисный сотрудник и фрилансер, тот, кто распределяет рабочее время и тот, кто планирует отдых. Каждая из них имеет свои преимущества, поэтому рассмотрим несколько наиболее известных.
Пирамида Франклина
Мы уже писали о пирамиде Франклина (пирамиде продуктивности) как о комплексной долгосрочной системе постановки целей и путей их реализации. Повторять всё необходимости нет, поэтому сосредоточимся на главных аспектах.
Структура системы представляется как пирамида, где каждый элемент зависит от предыдущего. Фундаментом выступают жизненные ценности планирующего. Это то, что важно для человека, то, вокруг чего строится его жизненная концепция (власть для политика, слава и известность для певицы, выдающиеся результаты для спортсмена и т.д.). Следующий блок – глобальные цели – конкретное выражение результата, главная цель (стать премьер-министром, получить престижную музыкальную премию или записать платиновый диск, установить новый мировой рекорд). На основе глобальных целей строится генеральный план по их достижению – своеобразная обобщённая инструкция к тому, как может быть достигнута цель. Дальше устанавливается уже более конкретный план, на 3-5 лет, который включает в себя конкретные шаги (партийная работа, обучение в вокальной студии, международные выступления). С учётом масштаба поставленных задач составляются среднесрочный и краткосрочный планы (подготовка к вступительному экзамену, тренировка отдельных навыков). Таким образом, получается отчётливая и понятная картина того, как достичь целей всей жизни.
Суть метода Франклина подобна приёму «съедения слона» или лестнице успеха – постепенному восхождению к намеченному результату. Эта система строится по принципу «сверху вниз» – от определения глобальных жизненных задач до более конкретных шагов достижения успеха. Преимуществом пирамиды является её наглядность и простота. Недостатками – то, что она негибка к изменениям и лишена детализации в плане управления делами, ведь больше сосредоточена на их планировании.
Матрица управления временем С. Кови
Стивен Кови – один из наиболее известных современных последователей и популяризаторов пирамиды Франклина как техники планирования жизни и достижения поставленных целей. Он также является автором собственной методики, которая дополняет пирамиду, перекрывая её слабые стороны (что касается, в первую очередь, продуктивного управления ежедневными делами).
Созданная С. Кови матрица управления временем является отличным инструментом для планирования занятости и определения «воров времени» – действий, из-за которых оно тратится попусту. По сути, это готовый шаблон, куда каждый, в соответствии с предложенной классификацией, относит задачи и дела, с которыми ежедневно сталкивается. Выглядит матрица так:
Вы, наверное, неоднократно слышали или даже сами употребляли выражения по типу: «завал на работе», «горят сроки» и т.д. Автор уверен, что успешные люди в ситуациях, которые можно описать такими словами, оказываются крайне редко. Всё потому, что они так организовывают работу, что основные их дела находятся в квадранте ІІ – важные, но несрочные дела (с точки зрения управления временем идеально, если 65-80% ваших дневных обязанностей сосредоточено в этом квадранте). У большинства же людей львиную долю занимают дела из І, ІІІ и ІV квадрантов, которые сопряжены со спешкой и хаосом, и приводят к неорганизованности и откладыванию важных дел «на потом».
Проанализировав на основе матрицы свои дела и определив приоритеты, можно приступать к строительству пирамиды. Но ни в коем случае в план не стоит включать задачи только из квадранта ІІ – таким образом создать эффективную схему не удастся, ведь игнорировать остальные дела тоже нельзя, а избежать их в силу различных факторов (в первую очередь человеческого, но и других тоже) невозможно.
Отличное представление матрицы управления временем, автор дал на одном из своих семинаров:
Кроме этого, множество дельных советов и рекомендаций, которые завершают представление о системе взглядов С. Кови на тайм-менеджмент, можно найти в его популярном труде «7 навыков высокоэффективных людей», в разделе, посвящённом навыку определения приоритетов.
GTD Дэвида Аллена
Если постараться описать метод Дэвида Аллена одним предложением, то можно сказать, что основная его рекомендация – максимально использовать современные технические инструменты для целей планирования и управления временем. Это не отобразит всю суть GTD, но позволит сложить представление хотя бы о части техники. Действительно, система тайм-менеджмента Д. Аллена известна, в первую очередь, своими техническими «уловками» (система «43 папки», применение специального компьютерного ПО и канцелярских предметов), целью которых является упрощение управления проектами. О некоторых практичных инструментах GTD мы поговорим в следующем уроке, здесь же приведём общую характеристику техники.
Ещё до создания теории автор был уверен, что сама организация работы никогда не должна занимать времени больше самой работы. Поэтому в основу системы и легло убеждение, что максимальные усилия нужно прикладывать к практическому выполнению задания, а не помнить всё, что нужно сделать. «Помнить» будут предложенные Алленом инструменты, а человек будет лишь выполнять работу.
Getting Things Done (GTD) берёт свое начало с публикации одноименной книги (2002). Сегодня это чёткая, детальная, пошаговая методика повышения личной эффективности, пользующаяся огромным спросом. Взгляды Д. Аллена выходят за рамки традиционного тайм-менеджмента, хотя много его советов как раз таки направлены на «приведение дел в порядок», избавление от рабочей неразберихи и хаоса.
В отличие от С. Кови, автор GTD считает главным не выделять приоритеты, а контролировать процесс выполнения задач и, на основе результатов, строить видение будущего. Очевидно, что это диаметрально противоположно принципу пирамиды Франклина, ведь Аллен предлагает заканчивать глобальными планами, а не начинать с них. Для достижения успеха в данном отношении он предлагает применять 3 самостоятельные модели:
- управление рабочим процессом подразумевает контроль над всеми обязанностями и задачами и реализуется через 5 этапов: сбор, обработка, организация, обзор, действия;
- 6-уровневая модель обзора работы для видения перспектив (текущие дела, текущие проекты, круг обязанностей, ближайшие годы (1-2 года), пятилетняя перспектива (3-5 лет), жизнь);
- естественный метод планирования (определение цели и принципов, виденье желаемых результатов, мозговой штурм, организация, определение следующего конкретного действия).
Детальнее о моделях планирования и принципах GTD можно узнать из статьи-обзора в Википедии, но для целостного знакомства и начала использования метода лучше прочитать книгу.
«Тайм-драйв» Г. Архангельского
Система управления временем от известного российского консультанта Глеба Архангельского занимает место в списке не только в силу географических причин. «Тайм-драйв» – одна из наиболее популярных книг по тайм-менеджменту, изначально изданных на русском языке, а её автор – востребованный специалист, эксперт в области управления временем. Но и это не всё. «Тайм-драйв» не предлагает какие-то оригинальные авторские разработки, его ценность в другом. В том, что на понятных примерах из российской действительности показывается, как применять те или иные инструменты. И хотя утверждается, что они предназначены для менеджеров, использовать их с небольшими поправками сможет в своей работе каждый. Ценным также является то, что автор старается построить не систему, а привить читателю своеобразную мировоззренческую установку, которая включает и элементы планирования, и полезные советы, косвенно помогающие рационально использовать время.
В отличие от большинства зарубежных авторов, которые, говоря о системе тайм-менеджмента, имеют в виду, в первую очередь, контроль и планирование своей рабочей занятости, Г. Архангельский уделяет внимание помимо этого и традиционно важному вопросу отдыха, занимающего одно из главных мест в системе распределения времени. Автор убеждён, что без полноценного отдыха человек не может хорошо работать. При этом он должен конфликтовать с занятостью: если весь день сидите – отправляйтесь на прогулку, поиграйте в футбол или что-то в этом роде.
Многие отметят, что отдых является чем-то самим собою разумеющимся, и о нём писать было необязательно. Но Г. Архангельский к этому приёму обращается в качестве небольшой хитрости – начать планировать свой отдых значительно легче, чем сразу «с головой» окунуться в пучину тайм-менеджмента, и позволяет приучить себя к дисциплине в её высшей форме – организации и планированию.
В системе управления временем «тайм-драйв» также поднимается вопрос мотивации себя на выполнение неприятных заданий, рассказывается, как эффективно включаться в тяжёлые, трудоёмкие дела. В качестве инструментов предлагаются такие приёмы, как якорение, «съедание лягушки», «маленький цейтнот». Их описание и советы по применению будут даны в уроке, посвящённом полезным инструментам.
В целом, «тайм-драйв» является отличным решением для людей, сомневающихся в эффективности тайм-менеджмента, ведь большинство рекомендаций достаточно легко реализуемы. При этом сама система, в отличие от запутанной местами матрицы С. Кови и GTD Д. Аллена, есть готовым действенным методом, рождённым синергетическим путём.
Детальнее о технике Г. Архангельского читайте в его книге.
Взгляды Питера Друкера
П. Друкер – один из наиболее авторитетных американских теоретиков менеджмента, в том числе и по проблемам управления временем. В своей книге «The Effective Executive» он останавливается на нескольких важных с точки зрения эффективной организации занятости аспектах. Во-первых, автор уверен, что тайм-менеджмент и менеджмент тесно связаны. Управление временем невозможно без управления деятельностью в целом. Это реализуемо, во многом, только в случае правильной постановки целей, выделения приоритетов и путей достижения поставленных задач, распределения и делегирования обязанностей.
Во-вторых, двумя центральными понятиями его системы являются «дискреционное время» и «консолидация времени». П. Друкер считает, что человек не может эффективно работать больше 2-3 часов подряд. После этого периода организм устаёт, мозг начинает отвлекаться, и какое-то время функционирует менее продуктивно. С учётом этого нужно разбивать рабочий день на временные блоки, главные из которых – дискреционные, когда продуктивность наибольшая и когда следует решать важные дела. Другое время следует консолидировать и применять для решения менее важных задач – совершения звонков, ответов на корреспонденцию и т.д. Определить алгоритм можно просто, понаблюдав некоторое время за своей занятостью и активностью.
«Как работать 4 часа в неделю» Т. Ферриса
Исходя из названия, может показаться, что главная идея данной книги, как и всей системы, предложенной Тимоти Феррисом – создание бизнес-утопии. На самом деле, данный труд будет полезен любому человеку, работающему, в том числе, через Интернет, ведь имеет много дельных советов для тех, чья деятельность связана с удалёнными продажами, информационным бизнесом и др.
Система Т. Ферриса – своеобразный гимн фрилансу. Он много рассказывает о том, как сбросить с себя узы офисного рабства и начать работать удалённо. В частности из-за этого книга и оценивается многими скептически. Что же касается тайм-менеджмента автор убеждён, что знаний принципа Парето и закона Паркинсона достаточно обычному человеку для эффективной работы. Плюс несколько полезных установок:
- Не стоит ждать хорошего момента, откладывая важные или неудобные дела;
- Работать и развивать в себе стоит то, в чём вы сильны, а не пытаться нивелировать свои слабые стороны;
- Стресс бывает разный. «Хороший стресс» – это вызовы и риски, которые подталкивают и мотивируют на достижение целей;
- Сосредоточьтесь на результате. Тайм-менеджмент нужен не для того, чтобы успевать больше, а для того, чтоб успевать делать то, что нужно.
Узнать больше об этой книге вы сможете здесь.
Тайм-менеджмент «изнутри наружу» Джулии Моргенстерн
Дж. Моргенстерн – руководитель консалтинговой компании «Task Masters», консультант по планированию и управлению временем. В своей книге «Самоорганизация по принципу изнутри наружу» она создает достаточно простую, но эффективную систему тайм-менеджмента. В ней, как и в GTD, но более понятно, важное место отводится организации рабочего пространства и предметной сферы. Также интересным подход делает то, что автор предлагает строить личную систему управления временем на основе природной способности к планированию. Она определяется путём дачи ответов на вопросы нескольких тестов. А уже с учётом мотивационных аспектов, склонности к планированию, дисциплине, и строится техника. Такой подход, в отличие от всех остальных, основывающихся на рабочих потребностях, позволяет выявить сильные и слабые стороны и склонности самого человека, образно говоря, применять тайм-менеджмент «от печки».
«Time Power» Брайана Трейси
Б. Трейси является одним из лучших в мире консультантов по личностному развитию и менеджменту. Его система управления временем была неоднократно проверена и получила множество полезных отзывов. Методика уникальна и в то же время гибка – позволяет настраивать систему «под себя». Если же говорить о сути авторской техники, то коротко она выглядит так: самое важное – выделять приоритеты (и в личной жизни, и на работе), уделять основное внимание важным делам, урезать время на неважные (а ловушек стараться избегать). Б. Трейси также предлагает несколько собственных методик экономии времени, особенно ценные рекомендации из которых, по нашему мнению, сосредотачиваются на том, как это делать в рабочих отношениях с людьми.
В русском переводе от «Альпина Паблишер» книга вышла под названием «Тайм-менеджмент по Брайану Трейси. Как заставить время работать на вас». Прочитав её, можно узнать о данной методике всё необходимое.
Линки-якори на статьи вырезаны, копипаст отсюда:
Для просмотра содержимого вам необходимо авторизоваться.